Kapacitetsplanlægning i mit softwareteam betød, at vi som udgangspunkt afsatte omkring 80 procent af udviklernes tid til kundeopgaver. Resten gav plads til uforudsete hændelser, sparring og læring. Det var en praktisk måde at give kunderne realistiske løfter og medarbejderne mulighed for at levere uden konstant at arbejde på kanten af kalenderen.

Sådan fungerede 80/20 i hverdagen

I min virksomhed bookede vi som udgangspunkt 80 procent af medarbejdernes tid på kundeopgaver. I en arbejdsuge på 37 timer svarede det til 29,6 timer, mens 7,4 timer gav plads til det uforudsete. Det var ikke en mekanisk regel for hvert menneske og hver uge. Det var en måde at lade være med at sælge den samme time to gange: først som sikker leverance og bagefter som nødvendig tid til fejlretning, læring eller koordinering.

Hvad tiden blev brugt til

Når bufferen ikke blev brugt til uventede opgaver, kunne den bruges til opkvalificering, videndeling og fælles aktiviteter. Vi afsatte også hver anden fredag til læring. Det gav teamet mulighed for at arbejde med nye metoder og værktøjer uden at skulle skjule tiden i en kundeopgave. Jeg oplevede mere ro og bedre fastholdelse, og medarbejderne blev i gennemsnit fire til fem år. Jeg kan ikke reducere det til én årsag, men det understøtter min erfaring med, at planlægning og trivsel hænger sammen.

Når prioriteringen ændrede sig

Jeg har prioriteret arbejdet sammen med min partner Lasse Ingerslev Koitzsch og med en produktansvarlig, og jeg har afstemt behov, kvalitet og kapacitet med kundernes beslutningstagere. En plan giver først værdi, når parterne ved, hvad der er vigtigst, hvad der kan vente, og hvem der beslutter det. Den samtale kan være vanskelig, men den er bedre end et løfte, teamet ikke kan indfri.

I en ny organisation vil jeg begynde med at forstå, hvilke opgaver der faktisk fylder, og hvor der opstår afbrydelser. Derefter kan vi aftale et realistisk råderum. Jeg tilbyder erfaring med at gøre kapacitet til et ledelsesvalg, som både forretningen og udviklerne kan forstå.

Kontakt: kontakt@tomc.dk · +45 299 297 67